Lomba Lari Mengambil Keputusan

 

Judul Buku: Sprint: Pecahkan Masalah-Masalah Besar dan Uji Ide-Ide Baru Hanya Dalam Lima Hari
Pengarang: Jake Knapp, John Zeratsky, dan Braden Kowitz
Penerjemah: Yusa Tripeni
Penerbit: Bentang Pistaka
Tahun terbit: Januari 2017
Jumlah halaman: xxxiv + 306 halaman
Genre: Pengembangan diri, Manajemen

Pernahkah anda merasa bosan dengan rutinitas sehari-hari yang kontraproduktif? Pernahkah anda terjebak dalam situasi rapat yang deadlock dan tak kunjung ada garis terang? Pernahkah anda suntuk dengan diskusi yang monoton dan bertele-tele? Jika iya, maka cobalah baca buku ini. Pelajari tekniknya, praktekkan pada diri sendiri, uji coba dengan rekan kerja, dan jadikan budaya bagi tim anda di lingkungan kerja dalam setiap pengambilan keputusan penting. Ya, buku ini mengajarkan teknik menyelesaikan masalah dengan menguji sebuah solusi melalui skenario dalam waktu yang singkat. Dengan membatasi waktu tenggat, kita akan berusaha maksimal dan meninggalkan debat kusir.

Teknik ini ditemukan oleh Jake Knapp yang merupakan maniak proses yang efektif dan efisien. Dia selalu ingin setiap waktunya berkualitas sesuai dengan tujuan dan alokasinya. Pada tahun 2007, beliau mendapatkan pekerjaan di perusahaan yang diidamkan semua orang, yaitu di Google. Di sana, beliau ingin membuat semua orang bekerja secara efektif tanpa mengurangi peran masing-masing karyawan.

Akhirnya, beliau menggagas suatu lokakarya diskusi rutin untuk mengambil setiap keputusan terkait uji produk, solusi, dan lainnya. Sekian lama lokakarya ini berjalan, rasanya sangat menyenangkan karena semua orang merasa diperhatikan perannya dan diberi kesempatan untuk berpendapat menyampaikan ide. Sampai suatu ketika, ada seseorang yang bertanya,

“Bagaimana anda tahu diskusi ini berhasil melahirkan keputusan terbaik?”

Maka, Jake Knapp langsung tersulut keingintahuannya. Beliau pun melakukan survei yang ternyata hasilnya sangat mengecewakan. Kebanyakan keputusan terbaik tidak lahir dari lokakarya diskusi tersebut. Beliau baru sadar, bahwa lokakarya tersebut hanya membuang waktu dan berisi debat tak berujung.

Setelah mengevaluasi, Jake Knapp baru menyadari ada yang salah dengan caranya. Pertama, adalah soal waktu. Waktu yang bebas membuat peserta diskusi sering bertele-tele, tidak fokus, dan tidak runtut. Celakanya, selama diskusi yang lama itu, tidak ada waktu bagi peserta untuk mengembangkan ide dengan bebas terlebih dahulu karena langsung dikritik dan diserang sebelum sempat dipikirkan lebih lanjut.

Kedua, adalah soal siapa yang terlibat. Ya, demokrasi itu baik untuk mengurusi rakyat dan pemerintahan. Tapi dalam manajemen, kita hanya butuh mereka yang terbaik dalam bidangnya dan bersedia fokus untuk sebuah diskusi pengambilan keputusan. Karena jika tidak, kita akan menghadapi debat kusir berkepanjangan. Mengingat alur diskusinya selalu akan berjalan seperti ini, masalah-solusi-kritik-solusi-kritik-masalah, Tak kunjung selesai.

*****

Akhirnya, Jake Knapp mencoba mengembangkan sebuah sistem diskusi bersama John Zeratsky dan Braden Kowitz yang diberi nama Sprint. Ya, sprint yang berarti kompetisi lari cepat itu. Ibaratnya, semua expert di bidangnya akan dikumpulkan untuk berdiskusi dan mempertandingkan ide sambil berlari mengejar tenggat waktu selama 5 hari kerja. Mulai dari jam sepuluh pagi dan selesai jam lima sore. Belakangan, Michael Margolis, rekan mereka di Google juga menambahkan sesi wawancara di akhir.

Sprint adalah suatu diskusi terstruktur dan time-based. Dalam setiap satu Sprint, butuh waktu idealnya lima hari. Waktu yang lebih panjang tidak menunjukkan hasil keputusan yang signifikan lebih baik, sedangkan waktu yang lebih pendek membuat orang gila-gilaan mengejar tenggat waktu. Setiap Sprint dihadiri minimal tuujuh sampai sepuluh orang. Jumlah yang lebih akan membutuhkan waktu lebih banyak, sedangkan jumlaj lebih sedikit membuat ide-ide beberapa expert tidak tersampaikan. Jika pun sangat membutuhkan pertimbangan expert untuk ikut Sprint, biarlah mereka ikut hadir sebagai tamu ahli pada hari Senin.

Sebelum memulai Sprint, kita harus menyiapkan panggunh terlebih dahulu. Pertama, siapa yang harus ikut. Orang pertama yang harus ikut adalah CEO, direktur, atau pimpinan lainnya yang akan berperan sebagai pengambil keputusan. Pengambil Keputusan harus bisa hadir dalam sesi-sesi penting Sprint. Orang kedua adalah Fasilitator, yang sebaiknya adalah orang yang paling memahami teknik Sprint karena dia yang akan mengatur waktu, menjadi moderator, sekaligus notulen. Orang ketiga adalah CFO, manajer keuangan, atau lainnya yang akan memberi pertimbangan terkait keuangan. Orang keempat adalah desainer atau yang bertanggung jawab terhadap desain. Orang kelima adalah orang yang bertanggung jawab terkait pemasaran. Orang keenam adalah orang yang bertanggung jawab terhadap konsumen. Dan orang terakhir adalah orang yang bertanggung jawab terhadap teknologi atau logistik.

Kedua, adalah soal waktu. Waktu bekerja adalah dari Senin hingga Jumat. Setiap hari, hanya bekerja selama 7 jam dengan waktu istirahat 2×30 menit. Dan setiap 60 menit ada istirahat 10 menit. Selama jam kerja, setiap peserta Sprint tidak boleh membuka gadget atau laptop selain untuk kebutuham diskusi. Ketat, iya. Semua orang harus mencurahkan fokus dan kemampuan terbaik pada saat bekerja.

Ketiga, adalah soal tempat. Untuk sesi Sprint, tempat yang dibutuhkan adalah yang cozy dan nyaman mengingat aktivitas yang dilakukan dalam Sprint sangat melelahkan dan menyita perhatian. Ada beberapa peralatan yang harus disediakan, yaitu papan tulis besar, spidol, memo rekat, stiker titik, time timer, dan ATK standar. Peralatan dan ruangan ini harus di-setting sedemikian rupa agar Sprint bisa berjalan sesuai dengan rencana dan tenggat waktu yang diberikan.

*****

Setelah semuanya siap, maka pastikan peserta mampu memberikan fokus dan kemampuan terbaik dalam 5×7 jam ke depan. Hari senin adalah hari dimana semuanya dimulai. Seperti biasanya, Sprint dimulai dengan berdoa, perkenalan, dan penjelasan rule of the game. Setelah itu, mulailah menetapkan tujuan jangka panjang dengan paradigma starting from the end. Caranya, masing-masing membuat dan mengumpulkan pertanyaan tentang apa yang diharapkan terjadi pada hari Jumat dan seterusnya. Setelah itu, sampai sebelum makan siang, masing-masing peserta harus membuat peta dari pertanyaan-pertanyaan yang muncul. Selepas makan siang, mulailah untuk meruntut dari peta bagian mana yang menarik dengan sebuah pertanyaan “Bagaimana Kita Akan…?” Pada sore harinya, masing-masing orang harus mengumpulkan dan menuliskan pertanyaan “BKA” tadi di kertas memo rekat dan menempelkannya di papan tulis dan menentukan, mana “BKA” yang akan dibawa ke hari selasa.

Hari selasa, masing-masing peserta akan berusaha menjelaskan jawaban solusi dari “BKA” yang disepakati hari kemarin. Setelah itu, peserta Sprint akan dibagi dalam beberapa kelompok sesuai jawaban solusi dari “BKA”. Tugas setiap kelompok adalah membuat sketsa tentang penjelasan solusi yang diberikan. Ada empat langkah praktis yang diajarkan buku ini dalam membuat sketsa yang baik. Percayalah, anda harus mempelajari empat langkah tersebut.

Hari rabu, tiap sketsa akan “diadili” dan dinilai mana yang cocok maju ke babak berikutnya. Metode pemilihannya pun sangat ketat dan fair untuk sebuah kompetisi. Sketsa yang terpilih akan dibuat alur cerita solusi dari awal sampai titik kritis yang menjadi tujuan kita. Sejujurnya, menurut buku ini, hari rabu adalah hari terberat dari semua hari karena banyak hal yang harus dilakukan. Di penghujung hari, tim akan dibagi lagi menjadi pembuat purwarupa, pewawancara, pencari sampel, quality control, dan tentunya penulis.

Hari kamis adalah hari yang sangat sibuk karena harus mampu membuat sebuah purwarupa yang akan diujikan pada hari jumat nanti. Tenggat 7 jam bukanlah waktu yang banyak. Maka, setiap anggota Sprint harus melaksanakan tugas masing-masing dengan baik. Di akhir hari, purwarupa harus sempat diuji coba terlebih dahulu agar ketika diuji pada esok jumat, kita bisa meminimalisasi kesalahan atau kerusakan tak perlu.

Dan tibalah hari jumat, hari dimana semua kerja keras yang kita lakukan sejak senin akan dinilai hasilnya. Ujian terdiri dari dua hal, uji coba purwarupa dan wawancara pengguna setelah menggunakan purwarupa. Semakin detail pertanyaan dan semakin jeli dalam mengamati respon konsumen akan banyak data dan masukan yang bisa didapat. Di sini, kita membutuhkan pewawancara handal seperti Michael Margolis, orang yang pertama kali mengusulkan sesi wawancara di tahap akhir ujian Sprint.

Setelah minggu Sprint yang melelahkan, anda akan mendapatkan masukan dan data terkait hal-hal yang harus diperbaiki dan ditingkatkan. Selesailah tahap yang biasanya membutuhkan waktu panjang, dan selesai hanya dalam seminggu.

*****

Sprint memang terlihat luar biasa dalam menguji masalah dan melahirkan solusi. Aktivitas yang dikerjakan pun tampak sangat padat. Waktu yang disediakan juga terbatas. Hal ini tentu menuntut kedisiplinan, fokus, dan kemampuan terbaik tiap anggota. Terutama Pengambil Keputusan dan Fasilitator, mereka harus menjalin kerjasama yang baik karena peran keduanya sangat vital untuk menjaga determinasi dan atmosfer Sprint tetap mendukung.

Menurut saya, Jake Knapp dan kawan-kawannya mampu menyusun buku ini adalah salah satu langkah yang luar biasa. Hal ini disebabkan mereka telah melakukan ratusan Sprint sejak 2012 lalu, mendokumentasikan, merangkum, dan meneliti hasilnya. Hasilnya pun luar biasa dan diakui oleh para akademisi. Bahkan, hari ini Sprint sudah diadopsi dengan berbagai variasinya di berbagai bidang, pendidikan, perusahaan, ekonomi, kesehatan, dan lainnya.

Bagi anda yang merasa sering mendapatkan masalah yang saya sebutkan di bagian paling atas tulisan ini, buku ini adalah salah satu solusi yang bisa saya tawarkan. Cobalah membaca, latihlah dalam diri anda sendiri, lalu perkenalkan caranya pada rekan kerja anda, dan rasakan betapa produktivitas anda akan meningkat pesat.

Selamat membaca dan mencoba,…

Informasi lebih lanjut, silakan kunjungi website The Sprint Book.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *